Export CSV-Excel: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 3. Mai 2022, 07:56 Uhr

Mithilfe des Excel CSV-Exports können Teilnehmer-Daten als Datei exportiert werden.

Exportieren Sie nur genau die benötigten Datenfelder, sodass die exportierte Datei nicht zu unübersichtlich durch unnötig viele Spalten wird. Z.B. für Dokumentenabnahme, Presse, externe Auswertungssoftware, etc.

Für den Export steht ein Wizard (Schritt-für-Schritt) zur Verfügung:

1. Export Volage laden: Sollte bereits eine Vorlage für einen Export vorhanden sein, können Sie diese wählen. In einer Vorlage sind alle gewünschten Datenfelder gespeichert.
   
   
2. Export Einstellungen: Wählen Sie, ob alle Nennungen, nur aktiviert, nur Online- oder nur Papier-Nennungen exportiert werden sollen.
   
   
3. Export-Datenfelder: In der linken Spalte sehen Sie die Namen aller zur Verfügung stehenden Datenfelder eines Teilnehmer-Datensatzes. Über das Eingabefeld "Datenfeld suchen" können Sie z.B. den Begriff "FAHRZEUG" eingeben und erhalten dann nur Datenfelder zur Auswahl, welche den Wortlaut "FAHRZEUG" enthalten.
   
   Durch einen Doppelklick auf einen Datenfeldnamen oder über die Pfeile zwischen den beiden Spalten können Datenfelder in die rechte Spalte "Datenfelder ausgewählt" übertragen werden. Neben der rechten Spalte haben Sie die Möglichkeit die Reihenfolge der Datenfelder zu verändern.
   
   
4. Variable Zusatzangaben exportieren: Hier können Sie auswählen, welche weiteren Zusatzangaben einer Nennung automatisch als separate Spalten zu den jeweiligen Teilnehmer-Datenfeldern mit exportiert werden soll. Z.B. alle Artikel-Bestellungen eines Teilnehmers.
   
   
5. Gewählte Datenfelder als Vorlage speichern: Nach Eingabe einer gewünschten Bezeichnung können Sie die in Schritt drei gewählten Datenfelder als Vorlage abspeichern. Ist bereits eine Vorlage gewählt, so wird die letzte Einstellung mit gleicher Bezeichnung automatisch ersetzt. Wird eine Vorlage gewählt und später die Bezeichnung entfernt, wird die Vorlage entfernt.

Mit Klick auf den Button "Export starten" können Sie den Export starten und anschließend die CSV-Datei direkt herunterladen und in Excel öffnen.

Hinweis:

Über den CSV-Export sollte auch regelmäßig eine Offline-Datensicherung von Teilnehmer- und Zeitdaten erstellt und an einem separaten Backup-Ort abgelegt werden.

Tipps:

Wenn ein Excel-Dokument z.B. Mobilnummern enthält, werden diese beim Öffnen des Excel-Dokuments nicht korrekt dargestellt, da Excel versucht die Dateninhalte automatisch zu formatieren.
Bitte wie folgt vorgehen:

1. Abspeichern der CSV-Excel-Datei nach dem Export
2. Öffnen des Excel-Programms -> Leere Arbeitsmappe erstellen
3. Dann in Excel über den Menüpunkt 'Daten' -> 'Aus Text/CSV' die heruntergeladene CSV-Datei öffnen
4. In der Ansicht, welche sich dann öffnet bei 'Datentyperkennung' -> 'Datentypen nicht ermittlen' auswählen -> Laden
5. Jetzt werden die Felder richtig angezeigt, da Excel die Original-Feldinhalte nicht mehr formatiert.
6. Wird das Dokument jetzt als Excel-Datei (Dateiendung xlsx) und nicht als CSV-Datei abgespeichert, bleiben die Formatierungen bestehen.