Virtueller Aushang Dokumente: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 24. April 2023, 13:36 Uhr

Erfassung und Verwaltung von Meldungen (nur Text) und/oder Dokumenten für den virtuellen Aushang.

Dokumente können zur internen Dokumentation oder für den öffentlichen virtuellen Aushang erfasst werden.

Neuen Virtuellen-Aushang anlegen

Beispiel: Geldstrafe



-> Darstellung des Gesamtsaldos an Geldstrafen im Cockpit.
-> Alle Informationen zu den einzelnen Geldstrafen in der Übersicht unter dem Menüpunkt Virtueller Aushang -> Dokumente einblendbar (Geldstrafe, Geldstrafe Betrag Saldo, Geldstrafe Betrag SOLL, Geldstrafe fällig bis, Geldstrafe Betrag IST und Geldstrafe Zahlart).

In der internen Übersicht der Dokumente im virtuellen Aushang gibt es eine Export-Möglichkeit für eine Geldstrafen-Übersicht als CSV-Excel Datei und Export aller Dokumente mit Bezug auf Geldstrafen in einer ZIP-Datei.

HINWEIS:
Farbliche Visualisierung von bereits geöffneten Links zu Dokumenten im virtuellen Aushang aus dem jeweiligen Browser heraus. Unterstützt die visuelle Darstellung, welche Dokumente bereits gelesen wurden.

Genaue Erklärung zur Teilnehmer Lesebestätigung

1. Bei Anlage eines neues Dokuments oder einer Textinfo, kann über den neuen Parameter „Teilnehmer Lesebestätigung“ konfiguriert werden, ob zu diesem Dokument/Textinfo eine Lesebestätigung vom Teilnehmer gefordert ist.

Hierzu gibt es vier verschiedene Formen der Lesebestätigung.

• Bei Bestätigungen auf Ebene eines einzelnen Fahrers muss sich der Teilnehmer bei der Bestätigung mit seinem mein.DMSB Login autorisieren. Dabei erfolgt die Autorisierung direkt mit der Lizenznummer und Nennung. D.h. es wird dokumentiert, dass explizit z.B. nur der 1. Fahrer ein Dokument gelesen hat.
• Bei Bestätigung auf Ebene eines einzelnen Fahrers oder der Teilnehmer-ID der Nennung, kann sich der Teilnehmer auch mit seiner individuellen Teilnehmer-ID/Passwort autorisieren. Dabei erfolgt die Autorisierung mit der kpl. Nennung. D.h. es wird dokumentiert, dass irgend ein Fahrer das Dokument gelesen hat.
• Die Ebenen 1-3 sind restriktiver, aber genauer. Die Ebene 4 ist allgemeiner.

2. Unter dem jeweiligen Dokument im virtuellen Aushang erscheint dann der neue Button „Teilnehmer Lesebestätigung senden“.



3. Darüber kann der Teilnehmer dann seine Lesebestätigung zum Dokument übermitteln. Die Lesebestätigung wird dann dem Teilnehmer per Status-Meldung bestätigt:



4. Zudem wird die Lesebestätigung auch unter dem jeweiligen Dokument im virtuellen Aushang auch visualisiert:



5. In der Leitstellen-Übersicht des Cockpits im Admin-Bereich sieht der Veranstalter dann je Dokument mit einer konfigurierten Teilnehmer-Lesebestätigung auf Ebene der Startnummer, welche Startnummern mit welchem Zeitstempel die Lesebestätigung gesendet haben. Wird eine Lesebestätigung vom 1. und 2. Fahrer erwartet und es ist nur eine von beiden vorhanden, wird die Startnummer gelb hinterlegt.

E-Mail Versand über den virtuellen Aushang an einen Teilnehmer

1. Unter dem Menüpunkt virtueller Aushang -> Dokumente gibt es auch die Möglichkeit über das E-Mail-Symbol zum direkten Versand einer E-Mail an die Kommunikationsadresse des Teilnehmers bei z.B. einer Zeitstrafe oder Geldstrafe.

Beim Versand von Dokumenten an Teams kann der in den Teilnehmer-Stammdaten hinterlegte E-Mail Empfänger übersteuert werden.
Beispiel:

Die Vorauswahl ist immer mit dem Kommunikationspartner (Bewerber, 1. Fahrer, 2. Fahrer, 1.u.2. Fahrer oder Dritter) aus den Teilnehmer-Stammdaten vorbelegt.

Wird ein individueller Empfänger gewählt, so können im Empfänger-Feld darunter beliebig viele weitere Empfänger mit Komma getrennt eingetragen werden.
Beispiel:

2. Unter Parameter -> Global im Bereich „Virtueller Aushang“ können beliebig viele BCC-Empfänger für E-Mails an Teams hinterlegt werden.

Unter Parameter -> Global im Bereich „Virtueller Aushang“ kann eine automatische E-Mail Info an die Zeitnahme aktiviert werden, wenn ein Dokument neu erstellt oder verändert wurde.
Hierzu können auch beliebig viele E-Mail Empfänger hinterlegt werden.

Die E-Mail an die Zeitnahme enthält alle wesentlichen Informationen zum Dokument und den direkten Link zum Aufruf.

3. Das neue E-Mail Template für E-Mails aus dem virtuellen Aushang speichert automatisch den zuletzt versendeten Betreff und Inhalt der E-Mail. Siehe Muster E-Mail.

4. Im E-Mail Betreff und Inhalt können mehrere Variablen verwendet werden. Teilnehmer z.B. Bewerbername, Fahrer Vorname, Fahrer Nachname, Startnummer und Inhalte aus dem virtuellen Aushang z.B. Bezeichnung, Beschreibung, Prädikat, Lauf, Zeitpunkt, Link zum Dokument mit/ohne Verifizierungscode. Mit dem Text-Editor kann ein Text ohne HTML-Kenntnisse formatiert werden. Die Bedienung ist sehr einfach und ähnlich wie in einer Textverarbeitung.

Ausgehende E-Mails werden im E-Mail-Postausgang abgelegt.

5. Möglichkeit der direkten Link-Integration zum Dokument mit einem Verifizierungscode als Lesebestätigung via Link. Wird der Link mit Verifizierungscode vom Empfänger geöffnet, wird dies in der Übersicht des virtuellen Aushangs visualisiert.

Öffentliche Ansicht des virtuellen-Aushangs

- Filtering nach Prädikat/Serie zeigt alle Dokumente des gewählten Prädikates und zusätzlich alle allgemeinen Dokumente ohne Zuordnung eines Prädikates.

- Am Ende des Virtual Notice Boards gibt es eine neue Möglichkeit alle aktuell sichtbaren Dokumente inkl. ggf. Filter als ZIP-Datei herunterzuladen.

- Dateien werden im Virtual Notice Board nicht als direkter Download verlinkt, sondern öffnen sich in einem neuen Browser-Tab zur Voransicht und können dort ggf. heruntergeladen werden.